Fájlok keresése a Copilot segítségével Windows rendszerben

Szeretnél dokumentumokat, képeket vagy beszélgetéseket megtalálni anélkül, hogy tíz különböző alkalmazást kellene megnyitnod? A Copilot integrálható a Windows és a Microsoft 365 rendszerekkel, így egységes keresést biztosít, amely nyomon követi a személyeket, csevegéseket, értekezleteket, fájlokat és egyebeket. Az intelligens javaslatoknak, a legutóbbi nézeteknek és a részletes szűrőknek köszönhetően másodpercek alatt visszatérhet a korábbi tevékenységeihez anélkül, hogy elveszítené a fókuszt.

Ebben az útmutatóban lépésről lépésre elmagyarázom, hogyan kereshetsz fájlokat a Copilot segítségével Windows rendszerben, és bemutatom a speciális beállításokat is. Ilyen például a forrás vagy tulajdonos szerinti szűrés, a Gyorselérés panel, az automatikus ajánlások, fájlok feltöltése elemzésre a csevegésben, adatvédelmi beállítások, sőt, akár a Copilottal kapcsolatos adatok keresése és törlése az eDiscovery és a Microsoft Graph használatával. Mindezt egy praktikus megközelítéssel, amelyet a mindennapi munkájában is alkalmazhat.

Keresés a Copilottal a Microsoft 365 alkalmazásban

A fájlok Copilottal való keresésének kiindulópontja a Microsoft 365 Copilot alkalmazás., ahol a Keresés funkció központosítja az Önhöz kapcsolódó személyeket, beszélgetéseket, értekezleteket és dokumentumokat. Innen személyre szabott javaslatokat és egy parancsikont is láthat a nemrég használt vagy Önnel nemrég megosztott dolgokhoz.

Keresés indításához nyissa meg a Microsoft 365 Copilot alkalmazást, és válassza a Keresés lehetőséget a navigációs panelen.Írja be a keresési kifejezést a keresőmezőbe, és válasszon ki egy azonnali találatot, vagy koppintson a > gombra a részletesebb találatok megtekintéséhez. A Copilot a szervezeten belüli különböző forrásokból gyűjti össze az eredményeket, és egységes formátumban jeleníti meg azokat.

Az integrált keresés nem korlátozódik az Office dokumentumokraEz tartalmazhat képeket, üzeneteket, SharePoint-webhelyeket és más csatlakoztatott alkalmazásokból származó tartalmakat is. Ha például emlékszik arra, hogy valaki megosztott Önnel egy hibakövetési dokumentumot, egyszerűen írja be a cím egy részét vagy a releváns kulcsszavakat, hogy azonnal előhívja.

Keresési előnyök és szűrők

A Copilot keresés legnagyobb előnye, hogy a szűrőknek köszönhetően a széles elérést a pontossággal ötvözi.Ha túl sok találatot kap, szűkítse a hatókört elemtípus szerint – fájlok, névjegyek, értekezletek, csevegések és egyebek –, amíg csak a feladat szempontjából releváns elemeket nem kapja meg.

Ezenkívül a Copilot használatra kész ajánlásokat és összefoglalókat jelenít meg.Javasolt fájlokat és megbeszélés-összefoglalókat fog látni, ötletekkel a további munkához. Ez a kontextusréteg időt takarít meg, és a következő logikus lépéshez vezet.

Egy másik fontos segítség a Legutóbbiak rész, amely felsorolja a nemrég megnyitott vagy módosított elemeket. Egyetlen kattintással egyszerűen visszatérhet egy olyan dokumentumhoz, amelyen néhány órával ezelőtt dolgozott, anélkül, hogy meg kellene jegyezni az elérési utakat vagy mappákat.

Gyors hozzáférés: Legutóbbiak, Megosztottak és Kedvencek

A Keresésben a Gyorselérési terület három nagyon praktikus listába csoportosítja a tartalmat hogy másodpercek alatt váltsunk a mindennapi élet fontos dolgai között.

• Legújabbak: Minden, amit nemrég megnyitott vagy módosított, hogy időpazarlás nélkül folytathassa a munkát.
• Megosztva: olyan fájlok, amelyeket a kollégák megosztottak Önnel, és amelyek gyakran kritikus fontosságúak a csapatmunka szempontjából.
• FavoritosJegyezze fel a dokumentumokat magában a Microsoft 365 Copilot alkalmazásban, a OneDrive-on vagy a Word/PowerPoint/Excel programban, hogy mindig kéznél legyenek.

Pontosabban kell megadnia a Gyors hozzáférést? Alkalmazzon gyorsszűrőket, vagy koppintson az + Új elemre a szűrők menüben, hogy olyan feltételek szerint részletezzen, mint például Elhelyezkedés, által megosztott y TulajdonosÍgy például csak egy adott SharePoint-webhelyen található vagy Önnek küldött tartalmakat tarthat meg.

Hogyan fogalmazzunk meg lekérdezéseket és nyissuk meg az eredményeket

Természetes lekérdezések írása: részleges cím, fájltípus vagy tartalomtémaA Copilot megérti az olyan kereséseket, mint a „3. negyedévi értékesítési prezentáció” vagy az „eseményképek”. Amikor megjelennek a találatok, jelölje ki őket a közvetlen megnyitáshoz, vagy koppintson a > nyílra további találatok megtekintéséhez és a keresés finomításához.

Ha nem elégedett az első próbálkozással, adjon meg részleteket, például a szerzőt, a dátumot, a formátumot vagy a helyszínt.Például: „Marta szerző ROI-jelentése PDF formátumban” vagy „termékmegbeszélés jegyzőkönyve SharePointben”. A szűrők és kulcsszavak kombinálása a leghatékonyabb rövidítés.

Ajánlások és összefoglalók az Ön eligazítására

A Copilot tartalmaz egy Ajánlások területet, ahol megbeszélések összefoglalói és olyan fájlok találhatók, amelyek érdekelhetik Önt., valamint javasolt utasításokat a további munkához. Megnyithatja a javaslatot, vagy az alábbi értesítésre kattintva megnyithatja azt a Microsoft 365 Copilotban, és kibővítheti az információkat egy csevegésben.

A Copilottal folytatott csevegésben részleteket kérdezhetsz, kiemelheted a fontosabb pontokat, vagy előkészítheted a következő lépéseket. (mint például egy e-mail írása a megbeszélésekről szóló megállapodásokkal). Ez egy gyors módja annak, hogy a „keresésről” a „cselekvés”-re váltsunk.

Hol található a Copilot az alkalmazásokban és a fiókkövetelményekben?

Ha Copilot-előfizetéssel rendelkezik, akkor a lapját a Wordben, az Excelben, a PowerPointban és a webes Outlookban fogja látni.Ha egy Microsoft 365-előfizetés asztali alkalmazásokat is tartalmaz, a Copilot a számítógépére telepített verziókban is megjelenik.

Először is, győződjön meg róla, hogy a megfelelő fiókkal jelentkezett be.Otthoni használatra Microsoft 365 Egyéni vagy Családi verzióra, illetve Copilot Pro verzióra van szükség. Üzleti használatra a következők egyike szükséges: Microsoft 365 Vállalati Basic, Vállalati Standard, Vállalati Premium, E3, E5, F1 vagy F3, valamint egy Microsoft 365 Copilot licenc. Új, nem mentett fájlok vagy helyben tárolt fájlok esetén a fő számla A fenti Microsoft 365 ablakban megjelenő elemnek Copilot-licenccel kell rendelkeznie.

Ellenőrizd az adatvédelmi beállításaidat is, mivel letiltás esetén elrejthetik a Copilotot.Windows rendszeren: Fájl > Fiók > Fiók adatvédelme > Beállítások kezelése. Kapcsolja be a „Tartalomelemző élmények” lehetőséget, majd alatta az „Összes csatlakoztatott élmény” lehetőséget. Mac rendszeren: Word > Beállítások > Adatvédelem, és kapcsolja be ugyanazt a két beállítást. Ha ki voltak kapcsolva, bekapcsolásuk feloldja a Copilot élményeket az alkalmazásokban.

További módszerek a keresés használatára

A Copilottal való keresés nem csak egy gépelési sávKiegészülnek ajánlásokkal, gyors hozzáféréssel, fejlett szűrőkkel, és ami a legfontosabb, a csevegés lehetőségével, hogy részleteket kinyerhess a találatokból, vagy kevesebb kattintással megtehesd a következő lépést.

Fájlok feltöltése a Copilotba tartalomelemzés céljából

A Copilot lehetővé teszi képek vagy kompatibilis fájlok közvetlen feltöltését a csevegésbe., elemezheti a tartalmát, és a tartalom alapján válaszokat, összefoglalókat vagy ajánlásokat adhat vissza. Ideális, ha egy dokumentumot anélkül szeretne „kérdezni”, hogy megnyitná azt a natív alkalmazásban.

A feltöltött fájlokat biztonságosan tároljuk akár 30 napig, majd automatikusan törlődnek.A Microsoft nem használja fel a Copilotba feltöltött fájlok tartalmát modellek betanításához. A maximális fájlméret 50 MB.

Támogatott formátumok: dokumentumok (PDF, DOCX, XLSX, PPTX), képek (PNG, JPEG, PJP, JFIF) és szöveg/véleményezés (TXT, TEXT, JSON, CSV, MD). Ezzel a lefedettséggel a legtöbb elterjedt irodai anyaggal dolgozhat.

1. Fájl feltöltéséhez kattintson a Megnyitás (+) ikonra, és válassza a Feltöltés lehetőséget.Jelöld ki a fájlt a böngészőből, és az mellékletként hozzáadódik a beszélgetéshez.
2. Írd meg a kérésed a chatben, például: „írja le ezt a képet” vagy „milyen ajánlásokat tenne a dokumentum alapján?” További kérdéseket is feltehet a fájl újbóli feltöltése nélkül.

Ötletek hasznos kérdésekhezÖnéletrajz feltöltése után: „Segítsen nekem motivációs levelet írni egy junior marketing pozícióra, kiemelve a releváns tapasztalataimat.” Egy jelentéssel együtt: „Összefoglalja a dokumentumot három fő ajánlással, és adjon hozzá egy APA stílusú hivatkozást.”

Copilot az Excelben: Adatok, képletek és eredmények

Ha táblázatokkal dolgozol, Másodpilóta Excelben Ez egy gyorsítóeszköz az adatok megértéséhez és képletek létrehozásáhozSegítségével adatokat importálhatsz a webről, a OneDrive-ról vagy a SharePointről, kiemelheted az információkat, könnyedén rendezheted és szűrheted őket, valamint kontextus alapján generálhatsz vagy magyarázhatsz képleteket.

Előnyei közül kiemelkedik az a képesség, hogy kérdéseket tehet fel az adataival kapcsolatban. A Copilot képes diagramokat, pivot táblázatokat, összefoglalókat, trendeket vagy kiugró értékeket megjeleníteni. Olyan, mintha egy elemző ülne melletted.

Hol található a Copilot az Excelben? A Kezdőlap lap menüszalagján található ikonnal megnyithatja a beszélgetési ötleteket vagy a csevegést. A kijelölt cellában egy csillogó ikon is megjelenik a környezetfüggő gyorsműveletekkel.

1. Adatok formázása táblázatként vagy tartományként hogy a Másodpilóta „megérthesse” őket.
2. Nyissa meg a Copilotot, és válasszon új dolgok létrehozása, képletek vagy formátumok javaslata, illetve adatok összegzése között.Ha úgy tetszik, nyisd meg a csevegést, és küldd el a saját ingyenes kérésedet.

Adatvédelem: A modell betanításának szabályozása

Ha Microsoft-fiókjával (vagy egy harmadik féltől származó fiókkal) jelentkezik be a Copilotba, eldöntheti, hogy a beszélgetéseit felhasználják-e a generatív AI-modellek betanításához. amelyet a Copilot használ. Ha leiratkozik, a múltbeli, jelenlegi és jövőbeli beszélgetéseit nem használjuk fel erre a célra, kivéve, ha később módosítja a beállításait; a módosítás körülbelül 30 nap múlva lép életbe.

Ha nem jelentkezel be, a Copilot nem fogja betanítani a beszélgetéseidet.. Kérjük, vegye figyelembe azt is, hogy ez a beállítás nem akadályozza meg az Adatvédelmi nyilatkozatban leírt egyéb felhasználásokat (általános termékfejlesztések, biztonság, megfelelőség, hirdetések stb.).

• A copilot.microsoft.com oldalon: profil > profil neve > Adatvédelem > Szöveg/beszéd modell betanítása.
• A Copilotban Windows rendszerenProfil > Beállítások > Adatvédelem > Szöveges/beszédmodell betanítása.
• A mobilalkalmazásban: menü > profil > Fiók > Adatvédelem > Szöveges/beszédmodell betanítása.

A Microsoft fokozatosan kiterjesztheti ezeket az ellenőrzéseket több országra. ahol a csevegési előzményeket jelenleg nem használják képzéshez, mindig tiszteletben tartva a helyi adatvédelmi előírásokat.

Speciális irányítás: Copilot-adatok keresése és törlése elektronikus adatfeltárással

Vállalati környezetekben az eDiscovery (Premium) és a Microsoft Graph segítségével kereshet és törölhet felhasználói üzeneteket és Copilot válaszokat. a támogatott alkalmazásokban és szolgáltatásokban. Ez hasznos lehet érzékeny vagy nem megfelelő információk eltávolításához, illetve adatvédelmi incidensekre való reagáláshoz.

Szükséges engedélyekÜgy létrehozásához és gyűjtemények használatához a Microsoft Purview portálon az „eDiscovery Administrator” szerepkörcsoporthoz kell tartoznia. Az adatok törléséhez a „Keresés és törlés” szerepkörre van szükség, amely alapértelmezés szerint szerepel az „Adatkutató” és a „Szervezeti adminisztráció” szerepkörökben. A maximális jogosultság 100 tétel postaládánként minden törlési művelethez a válasz felgyorsítása érdekében.

1. lépés: Hozzon létre egy esetet

Először hozzon létre egy esetet az eDiscovery (Premium) szolgáltatásban a teljes keresési és tisztítási folyamat kezeléséhez. Ez az eset lesz az a tároló, ahová hozzáadhatod azokat a gyűjteményeket, amelyek meghatározzák, hogy mi kerüljön felülvizsgálatra és törlésre.

2. lépés: Beszedési becslés készítése

Ezután hozzon létre egy begyűjtési becslést, amely megkeresi a törlendő Copilot-adatokat.Ez a „vázlat” keresés a jelölt elemek halmazát adja vissza. Az 5. lépésben kiürítheti a gyűjtemény által visszaadott elemeket, tiszteletben tartva a helyszínenkénti elemek korlátját.

Adatforrások és jellemzőosztályok (a felhasználói üzenetek és válaszok a felhasználó postaládájában tárolódnak):

• Excel → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel
• Mesterséges intelligencia jegyzetek → IPM.SkypeTeams.Message.TeamCopilot.AiNotes.Teams
• Hurok → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Loop
• Microsoft 365 alkalmazás → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.M365App
• Copilot for Bing (Microsoft 365 Copilot csevegés) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
• MicrosoftForms → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Forms
• OneNote → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.OneNote
• Outlook → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Outlook
• PowerPoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Powerpoint
• SharePoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.SharePoint
• Teams csatorna → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
• Csapat chat → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
• Teams Copilot Chat (Microsoft 365 Copilot Chat) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
• Csapatok találkozója → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
• Microsoft 365 Teams csevegés (BF) → IPM.SkypeTeams.Message
• WebChat → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.WebChat
• Fehértábla → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Whiteboard
• szó → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Word

Konzultációs javaslatok: használd a feltételt Type és válassza a „Máspilóta tevékenység” lehetőséget. Adjon meg egy dátumtartományt vagy kulcsszavakat a szűkítéshez és a kutatás relevanciájának megőrzéséhez.

Webes lekérdezések azonosítása a Copilot használatakor

Ha a Copilotban engedélyezve van a webes keresés, a Bingnek küldött lekérdezések megtalálhatók az elektronikus feltárásban.Ehhez: szűrjön Copilot tevékenység szerint, töltsön le egy elemet, nyissa meg egy szerkesztővel, és keresse meg WebSearchQueryHa van ilyen, akkor alább láthatod a Microsoft Bingnek küldött pontos lekérdezést.

3. lépés: A gyűjtés eredményének áttekintése

Vizsgáljon meg egy mintát a visszaküldött tételekből annak megerősítéséhez, hogy a gyűjtemény csak a törölni kívánt elemeket tartalmazza. Támaszkodjon a legfontosabb helyszínstatisztikák a források felsorolása eredményekkel, és a lista előkészítése a következő lépésre.

4. lépés: A megőrzési szabályok és a megőrzési szabályok eltávolítása

A végleges törlés előtt távolítson el minden megőrzési szabályt vagy megőrzési szabályt a cél postaládákból., különben a rendszer megőrzi az adatokat. Jegyezze fel, hogy melyik szabályzatot távolította el, hogy a törlés után újra alkalmazhassa.

5. lépés: Adatok törlése a Microsoft Graph segítségével

Miután mindent áttekintett, törölheti a gyűjtemény által visszaadott Copilot-adatokat. a Graph Explorer használatával. A folyamat három feladatból áll: az esetazonosító, a gyűjteményazonosító beszerzése és a tisztítás végrehajtása.

1. Az esetazonosító lekérése: Nyissa meg a Graph Explorer programot, és jelentkezzen be egy „Keresés és törlés” szerepkörrel rendelkező fiókkal. Futtasson egy GET parancsot a következőn: https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases (győződjön meg róla, hogy az API verziót választotta ki v1.0). Keresse meg az ügyét a következőképpen: displayName és másolja ki az azonosítóját.
2. A gyűjtemény azonosítójának lekérése: GET parancsot hajt végre https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches, helyettesítve {ediscoveryCaseID}. Keresse meg a gyűjteményt a következőképpen: displayName és megerősíti azt contentQueryMásolja ki a keresési azonosítót.
3. Adatok törlése: POST üzenetet küld ide: https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches/{ediscoverySearchID}/purgeDataHa minden jól megy, egy HTTP kódot fogsz látni, amely jelzi, hogy a kérést elfogadták.

Használhatod a PowerShellt isPéldául az Egyesült Államok kormányzati felhőjében: Connect-MgGraph -Scopes "ediscovery.ReadWrite.All" -Environment USGov majd Invoke-MgGraphRequest -Method POST -Uri '/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/<ediscoverySearchID>/searches/<search ID>/purgeData'.

6. lépés: Erősítse meg a törlést

A tisztítás után az adatok a rejtett SubstrateHolds mappába kerülnek. legalább 1 Egy napig tárolódnak, majd az időzítő feladat futtatása után 1 és 7 nap között véglegesen törlődnek. A végfelhasználó számára nem jelenik meg látható értesítés.

7. lépés: A visszatartások újbóli alkalmazása

Miután ellenőrizte, hogy az adatok törölve lettek, alkalmazza újra a megőrzési szabályokat és a szabályzatokat. az érintett postaládákba az eredeti megfelelőségi állapot visszaállítása érdekében.

Hasznos videók és bemutatók

Rövid videók mutatják be, hogyan segít a Copilot a Wordben végzett kutatásban és hivatkozásokban. (például egy 59 másodperc hosszú) és hogyan találhat pontos hivatkozásokat a Word-dokumentumokban (egy másik, 47 másodperc hosszú), amelyek közvetlenül a szükséges szakaszhoz kapcsolják Önt.

Ha szeretnéd gyakorolni, keresd a „Próbáld ki Wordben” lehetőségeket, vagy böngészd át a Copilot videógalériáját.Ezeknek a gyors demóknak a megtekintése nagyszerű módja annak, hogy inspirációt meríts a valós használati esetekből, és alkalmazd azokat a mindennapi munkádban.

A Windows rendszeren futó Copilot segítségével a fájlok megtalálásának kulcsa az egységes keresés, a szűrők, a gyors hozzáférés és az ajánlások kombinálása., szükség esetén támogatva a fájlok feltöltésével a tartalom megnyitás nélküli elemzéséhez, a Copilot for Excel segítségével az adatok böngészéséhez, valamint az adatvédelmi beállításokkal, amelyekkel eldöntheti, hogyan használják fel a beszélgetéseit. Vállalati környezetekben az eDiscovery és a Graph lehetővé teszi a Copilot-tevékenységek auditálható és biztonságos módon történő megkeresését és törlését is.